Protocolos para la solicitud y creación grupos de trabajo. Normas de uso de la plataforma

CConectAA es una plataforma de colaboración del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, que facilita el intercambio de información y el desarrollo conjunto de planes, proyectos, comités e iniciativas entre las diferentes unidades de la Dirección General de Evaluación y Cooperación Territorial y las Comunidades Autónomas, en el ámbito de competencias de la enseñanza no universitaria.

La plataforma ha sido desarrollada por el Instituto Nacional de Tecnologías Educativas y de Formación del Profesorado (INTEF), se encuentra alojada en sus servidores y está implementada con Liferay + Social Office , constituyendo un entorno securizado y en alta disponibilidad.

La dirección de correo electrónico de CConectAA es cconectaa@intef.educacion.es. Esta dirección es la que se utilizará para establecer comunicación entre los coordinadores de los diferentes GT´s y la administración de la plataforma en todo lo concerniente a incidencias, altas, bajas y modificaciones. También es la dirección de correo que deben utilizar los usuarios para comunicar incidencias en el acceso a la plataforma.

El protocolo de creación de Grupos de Trabajo (en adelante GT´s) y Subgrupos de Trabajo (en adelante ponencias) es el siguiente:

  • Petición de creación de un entorno de colaboración. El responsable de la unidad solicitante enviará petición a la dirección del INTEF solicitando la creación del grupo o grupos de trabajo indicando brevemente el objetivo y finalidad del mismo. Una vez aprobada la creación del entorno de colaboración se solicitará a la unidad solicitante un conjunto de informaciones descritas en los siguientes apartados.
  • Designación del coordinador o coordinadores del GT, que tendrán además de las labores propias de la coordinación del GT, la interlocución con el INTEF en lo que respecta al protocolo de implementación del sitio y la gestión de usuarios del mismo (altas, bajas y modificaciones), así como la comunicación de cuantas incidencias observen en la operativa de la plataforma.
  • Nombre exacto del GT. Este nombre aparece en el sitio web asociado al mismo y en la URL.
  • Relación de miembros oficiales del GT, con indicación de nombre, apellidos, dirección de correo electrónico verificado, organismo y cargo institucional (en documento de texto u hoja de cálculo). Es muy importante que la dirección de correo electrónico de los miembros a dar de alta, esté verificada y sea válida, pues de no ser así no recibirán los correos iniciales con instrucciones y con las claves provisionales de acceso. Todos los miembros oficiales de un grupo de trabajo aparecerán visibles en la herramienta llamada Miembros del mismo. Los datos que figuran son el nombre y la dirección de correo electrónico con la que está dado de alta en la plataforma.
  • Política de visibilidad y membresía de los usuarios oficiales, cuando se solicite la creación de un GT y ponencias asociadas al mismo (los miembros del GT ven también el contenido de las ponencias, los miembros de una ponencia ven a las demás ponencias o sólo ven la suya,…)
  • Política de suscripción de alertas. Cualquier usuario oficial del entorno puede suscribirse a notificaciones en las diferentes herramientas que componen el entorno web del GT. A pesar de esto, los coordinadores de los diferentes GT´s podrán solicitar que desde la administración de CConectAA se suscriba, de manera automática a todos los miembros de un GT, a los foros, blogs, documentos y enlaces de dicho GT.
  • Plazos de entrada en funcionamiento del entorno y fechas de alta de miembros.

Una vez recibida toda la información, se procederá a la creación del GT y su entorno web, dando de alta en primer lugar al coordinador o coordinadores. Todos los GT´s de CConecta tienen una plantilla común que facilita a los usuarios la navegación entre los diferentes grupos de trabajo a los que pertenece. Consta de las siguientes herramientas:

Herramientas del grupo de trabajo

El INTEF procederá a dar de alta a los miembros oficiales del GT. Recibirán un primer correo informativo con instrucciones acerca del entorno y las configuraciones recomendadas y un segundo correo electrónico con las claves provisionales de acceso, que el usuario tendrá que introducir en la plataforma para completar el proceso de alta.

…Cuando la unidad solicitante de un grupo de trabajo en activo considere que ha finalizado la actividad en el mismo, podrá solicitar el cierre de dicho grupo de trabajo a través de la dirección de correo electrónico antes indicada. El INTEF procederá a desasignar los miembros del GT y  a guardar la información almacenada en el apartado de documentación.

Así mismo, cualquier grupo de trabajo que no muestre actividad en un período de 18 meses, será dado de baja de manera automática, previa comunicación a los responsables del mismo…"

Cualquier usuario tiene disponible una página de ayuda con los aspectos más relevantes de la plataforma en el siguiente enlace.